E Rechnung in DATEV einrichten: Schritt fuer Schritt Anleitung

DATEV ist die meistgenutzte Buchhaltungssoftware in Deutschland. Millionen von Unternehmen und Steuerberaterkanzleien arbeiten taeglich damit. Mit der E Rechnungspflicht muessen auch DATEV Anwender ihre Systeme fuer den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen einrichten. Diese Anleitung fuehrt Sie Schritt fuer Schritt durch den Prozess.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfuellt sind:

• DATEV Version: Sie benoetigen eine aktuelle DATEV Version. Die E Rechnungsfunktionen sind in DATEV Unternehmen online, DATEV Mittelstand Faktura und DATEV Rechnungswesen verfuegbar.
• DATEV SmartLogin oder mIDentity: Fuer den Zugang zu DATEV Unternehmen online benoetigen Sie eine gueltige Authentifizierung.
• Internetverbindung: Fuer die Nutzung von DATEV Unternehmen online ist eine stabile Internetverbindung erforderlich.
• Steuerberater Abstimmung: Sprechen Sie die Einrichtung mit Ihrem Steuerberater ab, insbesondere wenn dieser Ihre Buchhaltung uebernimmt.

Schritt 1: E Rechnungsempfang einrichten

1.1 DATEV Unternehmen online konfigurieren

1. Melden Sie sich bei DATEV Unternehmen online an
2. Navigieren Sie zu Einstellungen und dann Belegeinstellungen
3. Aktivieren Sie die Option E Rechnungen automatisch verarbeiten
4. Waehlen Sie die unterstuetzten Formate: XRechnung und ZUGFeRD (beide sollten aktiviert sein)
5. Speichern Sie die Einstellungen

1.2 Eingangskanal festlegen

DATEV bietet mehrere Wege, E Rechnungen zu empfangen:

E Mail Eingang:

• Richten Sie eine dedizierte E Mail Adresse fuer E Rechnungen ein (z.B. rechnung@ihrefirma.de)
• Konfigurieren Sie die automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online
• DATEV erkennt XRechnung und ZUGFeRD Dateien automatisch

DATEV Upload:

• Laden Sie E Rechnungen manuell ueber den Belegupload hoch
• Unterstuetzte Formate: XML (XRechnung), PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD)
• Die Dateien werden automatisch erkannt und verarbeitet

Peppol Netzwerk:

• Fuer Unternehmen, die ueber das Peppol Netzwerk Rechnungen empfangen
• Die Anbindung erfolgt ueber Ihren Steuerberater oder einen Peppol Access Point

1.3 Automatische Belegverarbeitung aktivieren

1. Oeffnen Sie DATEV Unternehmen online
2. Gehen Sie zu Belege und dann Belegverarbeitung
3. Aktivieren Sie Automatische Belegerkennung fuer E Rechnungen
4. Legen Sie fest, ob Buchungsvorschlaege automatisch erstellt werden sollen
5. Definieren Sie Freigabeworkflows, falls mehrere Personen Rechnungen pruefen

Schritt 2: E Rechnungsversand einrichten

2.1 Stammdaten pruefen

Bevor Sie E Rechnungen versenden, muessen Ihre Stammdaten vollstaendig und korrekt sein:

• Firmenname: Vollstaendiger rechtlicher Name
• Anschrift: Komplette Geschaeftsadresse
• Steuernummer: Ihre Steuernummer beim zustaendigen Finanzamt
• Umsatzsteuer ID: Ihre USt IdNr. (falls vorhanden)
• Bankverbindung: IBAN und BIC fuer Zahlungsinformationen auf der Rechnung
• Kontaktdaten: E Mail und Telefonnummer

Pruefen Sie diese Angaben unter Stammdaten, dann Mandantendaten in DATEV.

2.2 Rechnungsvorlage konfigurieren

1. Oeffnen Sie DATEV Auftragswesen oder Mittelstand Faktura
2. Navigieren Sie zu Vorlagen und dann Rechnungsvorlagen
3. Waehlen Sie das gewuenschte E Rechnungsformat:
   • XRechnung: Fuer Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber
   • ZUGFeRD: Fuer B2B Rechnungen (empfohlen fuer die meisten Anwendungsfaelle)
4. Passen Sie die Vorlage an Ihre Beduerfnisse an
5. Speichern Sie die Vorlage als Standard

2.3 Erste E Rechnung erstellen und versenden

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung wie gewohnt
2. Fuellen Sie alle Pflichtfelder aus (Empfaenger, Positionen, Betraege)
3. Waehlen Sie bei Ausgabeformat die Option E Rechnung
4. Pruefen Sie die Vorschau: DATEV zeigt Ihnen sowohl die XML Daten als auch eine visuelle Darstellung
5. Klicken Sie auf Validieren, um die Konformitaet zu pruefen
6. Nach erfolgreicher Validierung klicken Sie auf Versenden

Schritt 3: Archivierung einrichten

3.1 GoBD konforme Archivierung

E Rechnungen muessen unveraendert im Originalformat archiviert werden. DATEV bietet dafuer das DATEV Dokumentenmanagement:

1. Aktivieren Sie die automatische Archivierung unter Einstellungen und dann Archivierung
2. Legen Sie fest, dass E Rechnungen im Originalformat (XML) gespeichert werden
3. Stellen Sie sicher, dass die Aufbewahrungsfrist auf mindestens 10 Jahre eingestellt ist
4. Aktivieren Sie die Versionierung, um Aenderungen nachvollziehbar zu machen

3.2 Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Unternehmen mit E Rechnungen umgeht. Dokumentieren Sie:

• Wie E Rechnungen empfangen werden (E Mail, Upload, Peppol)
• Wie die Verarbeitung erfolgt (automatisch, manuell)
• Wer Rechnungen prueft und freigibt
• Wie die Archivierung funktioniert
• Wie die Datensicherung gewaehrleistet wird

DATEV bietet Vorlagen fuer die Verfahrensdokumentation, die Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ausfuellen koennen.

Schritt 4: Testen und optimieren

4.1 Testlauf durchfuehren

Bevor Sie im Echtbetrieb starten, empfiehlt sich ein gruendlicher Test:

1. Erstellen Sie eine Test E Rechnung und senden Sie diese an Ihre eigene Empfangsadresse
2. Pruefen Sie, ob die Rechnung korrekt empfangen und verarbeitet wird
3. Kontrollieren Sie die automatischen Buchungsvorschlaege
4. Testen Sie die Archivierung und den Zugriff auf archivierte Belege
5. Bitten Sie einen Geschaeftspartner um einen Testversand in beiden Richtungen

4.2 Haeufige Probleme und Loesungen

Problem: E Rechnung wird nicht erkannt

• Pruefen Sie, ob das Format korrekt ist (XRechnung als XML, ZUGFeRD als PDF/A 3)
• Stellen Sie sicher, dass die automatische Belegerkennung aktiviert ist
• Aktualisieren Sie DATEV auf die neueste Version

Problem: Validierung schlaegt fehl

• Pruefen Sie die Pflichtfelder (Steuernummer, Rechnungsnummer, Betraege)
• Stellen Sie sicher, dass die Steuerberechnung korrekt ist
• Ueberpruefen Sie die Adressdaten von Rechnungssteller und Empfaenger

Problem: Buchungsvorschlag ist falsch

• Passen Sie die automatischen Kontenzuordnungen an
• Trainieren Sie die KI Erkennung, indem Sie falsche Zuordnungen korrigieren
• Erstellen Sie manuelle Buchungsregeln fuer wiederkehrende Lieferanten

DATEV Produkte im Ueberblick

Produkt	E Rechnung Empfang	E Rechnung Versand	Geeignet fuer
DATEV Unternehmen online	Ja	Ueber Auftragswesen	Alle Unternehmen
DATEV Mittelstand Faktura	Ja	Ja	Mittlere Unternehmen
DATEV Auftragswesen next	Ja	Ja	Alle Unternehmen
DATEV Rechnungswesen	Ja (Empfang)	Nein	Steuerberater
DATEV SmartTransfer	Ja	Ja	Peppol Anbindung

Tipps fuer die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die Einrichtung der E Rechnung in DATEV sollte idealerweise gemeinsam mit Ihrem Steuerberater erfolgen:

1. Fruehzeitig ansprechen: Informieren Sie Ihren Steuerberater ueber Ihren Zeitplan
2. Rollen klaeren: Wer richtet was ein? Wer prueft die Konfiguration?
3. Schulung: Lassen Sie sich die neuen Funktionen erklaeren
4. Pilotphase: Starten Sie mit wenigen E Rechnungen und steigern Sie schrittweise
5. Regelmaessiger Austausch: Besprechen Sie Erfahrungen und optimieren Sie gemeinsam

Haeufig gestellte Fragen

Kann ich in DATEV sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD verwenden? Ja, DATEV unterstuetzt beide Formate. Fuer den Empfang werden beide automatisch erkannt. Fuer den Versand koennen Sie pro Kunde das gewuenschte Format hinterlegen.

Was kostet die E Rechnungsfunktion in DATEV? Die E Rechnungsfunktion ist in den meisten aktuellen DATEV Produkten enthalten. Pruefen Sie Ihren aktuellen Vertrag oder fragen Sie bei Ihrem Steuerberater nach, ob ein Upgrade erforderlich ist.

Muss ich meine bestehenden Rechnungsvorlagen aendern? Ja, Sie muessen Ihre Vorlagen auf ein E Rechnungsformat umstellen. DATEV bietet Assistenten, die Sie dabei unterstuetzen.

Funktioniert DATEV mit dem Peppol Netzwerk? Ja, ueber DATEV SmartTransfer koennen Sie E Rechnungen ueber das Peppol Netzwerk versenden und empfangen.

Fazit

Die Einrichtung der E Rechnung in DATEV ist mit der richtigen Vorbereitung unkompliziert. Nehmen Sie sich die Zeit fuer eine sorgfaeltige Konfiguration und testen Sie gruendlich, bevor Sie in den Echtbetrieb gehen. Ihr Steuerberater ist dabei Ihr wichtigster Ansprechpartner.

RegelAgent ueberwacht automatisch, ob Ihre E Rechnungsprozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unser System warnt Sie fruehzeitig, wenn sich Vorschriften aendern oder Handlungsbedarf besteht.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die genannten DATEV Produkte und Funktionen koennen sich aendern. Pruefen Sie die aktuelle Verfuegbarkeit direkt bei DATEV oder Ihrem Steuerberater.